Wissenstransfer in der öffentlichen Verwaltung – Onboarding und Offbording
Gemeinsame Session der GfWM-Fachgruppe Digitale Transformationsprozesse und des NEGZ-Arbeitskreises Kompetenzen & Lernen beim online Barcamp „Staat in die Zukunft“ am 27.01.2026
von Tanja Krins
In ihrer gemeinsamen Session am 27. Januar skizzierten Gabriele Vollmar, Dr. Heiko Stanzick, Tanja Krins und Nicolas Ennemann (alle GfWM e.V.) sowie Philipp Kuscher vom NEGZ e. V. mit zwei kurzen Impulsvorträgen warum wir über Wissen und Lernen in der öffentlichen Verwaltung sprechen müssen.
Philipp Kuscher, einer der Sprecher des Arbeitskreises „Kompetenzen & Lernen“ des Kompetenznetzwerks Digitale Verwaltung e. V. (NEGZ) formulierte treffend: „der Demografische Wandel eröffnet ein „Window-of-Opportunity“, welches es „transformativ“ zu nutzen gilt!“ Ausgehend davon, dass in den nächsten 10 Jahren etwa 27 Prozent der Beschäftigten in der Öffentlichen Verwaltung altersbedingt ausscheiden werden (das sind 1,3 Millionen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem riesigen Erfahrungsschatz) führte er aus, dass damit bestehende Strukturen und Prozesse zur Befähigung der Beschäftigten an ihre Grenzen kommen werden. Es stellt sich die Frage – so Kuscher – wie Lernen kulturell und organisational verankert werden kann, damit sich die Beschäftigten neue Soft-Skills aneignen, altes Wissen auffrischen und sie sich insgesamt (weiter-)qualifizieren können. Provokant formulierte er die Frage: „Demografischer Wandel und Digitale Transformation: Wie geht das zusammen?“ Der Spagat von Lernbedarfen einerseits und Kapazität sowie Verwaltungskultur andererseits ist aus seiner Sicht zugleich Problem als auch Teil der Lösung!
Diesen Gedanken greift auch die Fachgruppe Digitale Transformationsprozesse der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM) auf. Ausgehend davon, dass viele Organisationen im Öffentlichen Dienst vor einer riesigen demografischen Herausforderung stehen und/ oder zugleich kontinuierlich ihre Aufgaben und damit Strukturen ausbauen müssen, besteht ein Bedarf an einem systematischen Vorgehen bei Wissenstransfer und Onboarding. Die Fachgruppe hat sich daher bekanntlich 2023 auf den Weg gemacht, ein grundlegendes Dokument zu entwickeln, das sowohl einen Überblick über theoretische Grundlagen und Modelle gibt als auch Praxisbeispiele verschiedener föderaler Ebenen der öffentlichen Verwaltung vorstellt. Das Ergebnis, die Publikation „Wissenstransfer und Onboarding in der öffentlichen Verwaltung“ (erschienen Juni 2025, https://www.gfwm.de/wtransfer-verwaltung/), soll interessierten Personen den Einstieg in das Thema ermöglichen und gleichermaßen den Dialog mit der praxiserfahrenen Community herstellen.
In der gut besuchten Session wurde rege mit dem online Auditorium diskutiert. Vor allem die nachstehenden Punkte haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus der Diskussion als Stichworte mitgenommen:
- Je nach Verwaltungskultur müssen die Begrifflichkeiten angepasst werden (beispielsweise ist das „Erfahrungsmanagement“ als Teil des Wissensmanagements ggf. gesondert herauszustellen).
- Bei entsprechend strukturierten Behörden ist das „Prozessmanagement“ als Teil des Wissenstransfers entsprechend fokussiert zu betrachten.
- Die Idee einer möglichen Pflicht zum Wissenstransfer wird sehr kontrovers gesehen. Hier besteht die Gefahr, dass bei einer Pflichtaufgabe ggf. nur sehr oberflächlich dokumentiert wird.
- Eine Übersicht über erprobte Tools zur Unterstützung wird als sehr hilfreich eingeschätzt. Zugleich verwiesen faste alle Diskutanten darauf, dass diese nicht den Transfer von Mensch zu Mensch ersetzen können.
- Eine konsolidierte Herangehensweise wird als ressourcenschonend und zielführend betrachtet: nicht jede Abteilung sollte ihre eigene Insellösung umsetzen.
Die Diskussion wird sicherlich demnächst fortgeführt.
